公司導 Notion 之前先做流程梳理

沒人告訴你：導入 Notion 失敗的公司，九成不是工具選錯，是根本沒搞清楚自己的流程
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其實根據 McKinsey 的數位轉型研究，約 70% 的數位轉型專案未能達成目標，而其中最大的失敗原因其實跟技術本身無關，我發現更多是組織沒有先釐清核心流程就急著導入工具
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▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡、沒攤開來看
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我最常聽到的狀況是：老闆自己知道怎麼做，但團隊每個人理解的都不一樣
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比如說你問三個員工「客戶詢價後的處理流程是什麼」可能會得到三種答案。我覺得這其實不一定是員工的問題，反而更多是公司根本沒把流程「視覺化」地攤開來
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Harvard Business Review 指出，多數中小企業的流程知識都鎖在創辦人腦袋裡，形成所謂的「隱性知識」。這種狀態下就算給你再好的工具，團隊也不知道要把什麼內容放進去
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▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但團隊不會用
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很多老闆看到別人用 Notion 做得很漂亮，就想說「我們也來做一個」
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結果花了兩個月建了超複雜的資料庫、關聯、模板⋯最後團隊還是回去用 LINE 和 Excel。為什麼？因為系統跟實際工作流程根本對不起來
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Gartner 的調查顯示，企業在協作工具上的投資，有近 40% 的功能最終沒有被使用，主要原因就是工具設計與實際作業流程脫節
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
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在導入任何工具之前，我會推薦公司先回答這三個問題：
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1. 核心業務流程是什麼
從客戶進來到交付完成，中間有哪些關鍵步驟？誰負責哪一段？交接點在哪裡？把這些全部列出來，你會發現很多「原來我們一直這樣做但沒人知道為什麼」的環節
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2. 卡點在哪裡
哪些地方最常出錯？哪些地方需要一直重複確認？哪些資訊找不到？我覺得這些才是你真正需要用工具解決的痛點，其實不用「因為別人都在用所以我也要用」
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3. 哪些部分一定要數位化
不是所有事情都要塞進系統。有些流程可能用紙本反而更快，有些可能根本不需要留紀錄。搞清楚「必須數位化」 vs 「可以數位化」的差異，才不會做出沒人用的系統
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※ 導入工具之前先把流程攤開來看，你會發現要解決的問題比你想的簡單很多，也會知道工具該怎麼設計才符合團隊實際需求
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如果你也是中小企業或一人公司，正在考慮導入 Notion 但不知道從哪開始，我們有提供完全免費的產學合作方案，會先幫你做流程分析，再客製化打造適合的系統
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歡迎看看這裡的說明：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
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資料來源：
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1️⃣ McKinsey & Company - "Unlocking success in digital transformations" (2023)
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/unlocking-success-in-digital-transformations
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2️⃣ Harvard Business Review - "Making Tacit Knowledge Explicit" 
https://hbr.org/2020/03/making-tacit-knowledge-explicit
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3. Gartner Research - "Market Guide for Collaboration and Productivity Software" (2023)
https://www.gartner.com/en/documents/collaboration-productivity-software

💭 先說一個真實的案例：有一家年營收破億的顧問公司，老闆參加了某個 Notion 課程後大為驚豔，決定砸錢請外部團隊打造一套超漂亮的專案管理系統，介面設計精美、模板完整、連動關係超複雜（光看就覺得厲害）
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半年後呢？整個團隊默默退回用原本的 Excel 跟 Google Sheets 了
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問題出在哪？我跟老闆聊過後才發現，那套系統根本不符合他們實際的工作流程。因為當初外部團隊只是套用「標準的專案管理框架」，但這間公司的核心業務其實是「顧問配對 + 合約追蹤」，專案管理只佔 30 %，結果做出來的系統根本用不到
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▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡，從來沒攤開來看過
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我做過這麼多企業諮詢後發現，大部分老闆對自己公司的「實際工作流程」其實一知半解
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他們知道結果、知道目標，但中間那些步驟？誰負責？卡在哪？哪些是重複做的？哪些根本沒必要？通常都只存在某幾個資深員工的腦袋裡
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這種狀況下就直接導工具，等於是在沙地上蓋大樓
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▍直接買工具的三種下場
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我看過太多公司花錢買了工具或請人做系統，最後變成：
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1. 系統超漂亮但團隊不會用 — 因為太複雜，學習成本太高，大家寧可回去用熟悉的方式
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2. 系統跟實際業務對不上 — 做出來的功能跟每天在做的事情根本兜不起來
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3. 老闆自己也不知道要怎麼用 — 因為當初沒參與設計，只丟需求給外包團隊，結果做出來的東西連自己都看不懂
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其實根本原因都一樣，就是沒有先把流程梳理清楚
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▍流程梳理要問的三個關鍵問題
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我們在做 Notion 企業系統之前，一定會先約 1-2 小時的流程盤點會議，問三件事：
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1. 你們的核心業務是什麼？（比起你想做什麼，我更建議先看「每天實際在做什麼」）
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2. 現在最大的卡點在哪？（哪個環節最多人問、最容易出錯、最浪費時間）
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3. 哪些部分「一定要數位化」？（其實不是全部都要做系統，有些事情用 Excel 反而更快）
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把這三個問題問清楚後，才能設計出「真的會被用」的系統
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▍我們的做法：從盤點開始，而不是從工具開始
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我們的產學合作專案，第一步其實不是「馬上開 Notion 來做」，反而是先理解你們公司現在怎麼運作的
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會議中我們會帶你把流程畫出來、把痛點標出來，然後才討論「哪些地方適合用 Notion 解決」「哪些根本不用動」
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有時候聊完會發現，你需要的不是一套複雜系統，而是一個簡單的數據儀表板；或者你以為要做專案管理，但其實真正需要的是「客戶資料庫 + 自動化提醒」
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這些都要先把流程攤開來看，才看得出來
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※ 其實工具永遠只是工具，流程才是本質
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如果你也是一人公司、中小企業，覺得自己需要數位化但不知道從哪開始，或者之前導過工具但團隊根本不用⋯歡迎來跟我們聊聊，我們會先幫你把流程理清楚，再決定要不要做系統
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先別急著買 Notion ，這句話我對每個來談合作的老闆都說
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我知道很多人看到漂亮的 Notion 範本會很興奮，覺得「對欸！我們公司就是需要這個」，然後就開始想像如果導入之後團隊會變得多有效率
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但以我這幾年陪伴企業做 Notion 系統的經驗來看，直接跳進工具的公司，最後通常有兩種下場：
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一種是做出超漂亮的系統，結果團隊根本不會用，放著長灰塵
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另一種是勉強用了，但因為流程沒梳理清楚，反而變成「把混亂數位化」，更難收拾
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▍多數老闆遇到的痛點：流程都在腦袋裡
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我發現很多一人公司或中小企業的老闆，其實對自己的業務流程沒有「攤開來看過」
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你問他怎麼接案、怎麼交付、怎麼追蹤進度，他可以跟你講得很清楚，但如果要他畫出來或寫下來，就會發現很多環節其實是「憑感覺在做」
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我覺得這不是老闆的問題，其實當你一個人或小團隊在運作時，很多事情自然而然就處理掉了，根本不需要特別去定義流程
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但當你想要擴張、想要請人、或者想要導入系統時，這些「沒說出口的流程」就會變成最大的障礙
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▍直接買工具的下場：漂亮但沒人用
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我遇過不少老闆，花了錢請人做系統，結果做出來之後發現：
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◆ 團隊不知道什麼時候該用這個系統
◆ 系統裡的欄位、流程跟實際工作對不上
◆ 大家還是習慣用 LINE 、 Excel ，系統變成擺設
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講白了工具只是工具，它不會自動幫你優化流程，也不會讓團隊突然變得有紀律
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如果你連「現在到底怎麼做事」都沒梳理清楚，再強大的工具進來也只是把混亂搬到另一個地方而已
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
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其實我們在跟企業合作之前，一定會先約一場 1-2 小時的流程盤點會議，問 3 個關鍵問題：
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1. 你們的核心業務流程是什麼？
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從接觸客戶、報價、簽約、交付、收款，每一步是誰負責？資訊怎麼流動？
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2. 現在最常卡住的地方在哪？
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是溝通不同步？資料找不到？還是進度追蹤不清楚？
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3. 哪些部分一定要數位化，哪些其實不用？
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我覺得並不是所有流程都適合放進系統，有些事情用 Excel 或甚至紙本反而更快
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這 3 個問題問完，通常就能看出這家公司「真正需要的」是什麼，而不是「覺得需要的」是什麼
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▍我們的做法：先盤點，再動手
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我們的產學合作專案，其實就是在做這件事
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先花時間跟你聊你的業務流程、痛點、需求，把這些東西攤開來看，確認哪些地方可以用 Notion 解決，哪些地方需要搭配其他工具
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然後我們才開始設計系統、規劃欄位、建立流程
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這樣做出來的系統，團隊才會真的用得上，因為它是從你們的實際工作流程長出來的，我覺得這比硬套一個漂亮的模板有用多了
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如果你也在考慮導入 Notion ，或者想優化公司的數位工作流，歡迎來聊聊，我們可以先幫你做免費的流程盤點
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我看過太多公司花錢買了 Notion ，結果三個月後沒人在用
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真的，這幾年接觸了不少企業主、老闆、中小團隊負責人，我發現大家都有個共同的痛點：流程都在腦袋裡，沒攤開來看
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創辦人或主管可能很清楚「我們是怎麼做事的」，但問題是這些流程沒有被寫下來、沒有被視覺化、也沒有被團隊真正理解。結果就是每次有新人進來，都要重新口頭教一遍；每次出包，才發現原來大家對同一件事的理解完全不一樣
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然後呢？老闆開始想「我們需要一套系統」
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於是就直接去買工具了， Notion 、 Asana 、 ClickUp 、 Monday ，市面上一堆工具可以選。但這裡就是問題的開始：直接買工具的下場，往往是做出一套看起來很漂亮的系統，但團隊根本不會用，或者用起來超卡，最後就荒廢了
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我自己這幾年幫企業做 Notion 系統導入，最大的心得就是：我覺得工具其實不是重點，流程才是
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如果你連自己公司的核心流程都沒搞清楚，直接跳進去做系統，那做出來的東西十之八九會變成「好看但不實用」的花瓶。甚至更糟的是，團隊會覺得「這系統根本不符合我們的工作方式」，然後抗拒使用，最終又回到原本的 Excel 、 Line 群組、 Email 混亂模式
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所以我們現在做企業 Notion 導入時，一定會先做「流程梳理」
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具體來說，我會先跟團隊主管或創辦人約一場 1-2 小時的流程盤點會議，在這場會議裡，我會問三個關鍵問題：
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1. 你們的核心業務是什麼？哪些流程是每天、每週一定要跑的？
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這個問題很重要，因為很多老闆會想「把所有東西都數位化」，但其實真正需要被系統化的，可能只有 20-30% 的核心業務。把這些先搞定，比什麼都做但什麼都做不好來得實際
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2. 現在的流程卡在哪裡？哪些地方最容易出錯、最浪費時間？
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這是找痛點的過程。可能是「每次報價都要翻 Email 找舊資料」，可能是「客戶資料散落在三個人的電腦裡」，也可能是「專案進度永遠不知道到哪了」。找出這些卡點，才知道系統要解決什麼問題
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3. 哪些流程一定要數位化？哪些其實維持原樣就好？
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不是所有事情都需要被丟進系統裡。有些流程可能用紙本、用口頭溝通反而更快更順，強行數位化只會增加負擔。釐清這點，可以避免做出「為了數位化而數位化」的系統
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把這三個問題問清楚之後，我才會開始動手規劃 Notion 系統的架構。這時候做出來的系統，才會真正貼合團隊的工作方式，而不是硬套一個模板進去
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而且更重要的是，這個過程本身就是一次「共識建立」。團隊主管或創辦人在梳理流程的過程中，會發現很多以前沒注意到的問題，也會開始思考「我們到底怎麼做事的」「哪些地方可以優化」。這個思考本身，價值就已經很高了
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所以如果你也在考慮要導入 Notion 或其他協作工具，我真心推你先別急著做系統。先花點時間，把流程攤開來看，把卡點找出來，確認清楚自己要解決什麼問題。這樣做出來的系統，才不會淪為「三個月後沒人在用」的裝飾品
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如果你是一人公司、中小企業，覺得需要這樣的協助、想瞭解看看，歡迎參考我們的免費 Notion 產學合作計畫：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
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我們會先幫你做流程盤點，再來談系統怎麼做～

💭 這幾年幫企業導入 Notion 系統，我發現一個很大的問題：多數老闆其實連自己公司的流程都沒攤開來看過
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流程全在腦袋裡，或者散落在不同人手上，沒有人真的把整個業務流從頭到尾走過一遍
⠀
結果就是直接買工具、直接做系統，做出來很漂亮，但團隊根本不會用，或者用了發現根本不符合實際工作流程
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▍直接上工具的 3 個常見下場
⠀
1. 做了一堆漂亮的資料庫，但大家還是用 Excel 或 Google 表單在跑
2. 系統太複雜，新人看不懂，舊人懶得學
3. 花了時間做系統，結果發現根本沒解決到真正的痛點
⠀
其實我覺得 Notion 系統蠻好用的，但工具就只是工具，它不會自動幫你理清楚流程
⠀
▍流程梳理的 3 個關鍵問題
⠀
在我們開始做 Notion 系統之前，我們一定會先問這 3 個問題：
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1. 你們的核心業務流程是什麼？從接案到交付，中間經過幾個人、幾個步驟？
⠀
2. 現在最常卡住的地方在哪？是溝通不清楚、還是資料找不到、還是重複作業太多？
⠀
3. 哪些部分一定要數位化？哪些其實用紙本或口頭就能解決？
⠀
很多時候老闆會說「我全部都要數位化」，但其實不是每個環節都需要
⠀
過度數位化反而會讓團隊更累，因為他們要花時間維護系統、更新資料，但實際上那個環節根本不是痛點
⠀
▍我們的做法：先盤點，再動手
⠀
我們現在的流程是這樣：先約一場 1-2 小時的流程盤點會議，把老闆腦袋裡的流程、團隊實際在跑的流程，全部攤開來看
⠀
用白板也好、用 Miro 也好，把每個步驟、每個角色、每個卡點都標出來
⠀
這個步驟很重要，因為很多時候老闆以為的流程，跟員工實際在做的流程，根本是兩回事（笑）
⠀
盤點完之後，我們才會開始討論：哪些地方可以用 Notion 系統優化、哪些地方其實不需要動、哪些地方可能需要先改流程再來做系統
⠀
這樣做出來的系統，團隊才會真的用得上，而不是做好看的
⠀
※ 工具是用來解決問題的，不是用來製造問題的。先把流程理清楚，再來談數位化，才不會白做工
⠀
🚀 我們目前正在開放「免費 Notion 系統產學合作」，如果你是一人公司或中小企業，想要優化內部協作流程，歡迎來聊聊！
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⠀
完全免費，沒有商業宣傳目的，純粹是產學合作案的一部分
⠀
詳細資訊：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058

💭 這兩年跟很多公司接觸下來，我發現一個有趣的現象：大部分老闆急著問「你們能幫我做 Notion 系統嗎」，但當我反問「你們現在的工作流程是什麼」時，常常得到的答案是：「呃⋯就是大家各自處理啦」
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這其實就是問題的核心了
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▍流程在腦袋裡，攤開來才知道有多亂
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很多一人公司或小團隊，業務流程根本沒有被「文字化」過。老闆腦袋裡可能有一套邏輯，但執行的人各憑感覺，結果就是：
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客戶來了不知道誰要接
專案進行到一半才發現缺東西
交付完成後沒人知道要歸檔什麼
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這時候直接導入 Notion，就像在一團混亂的線團上綁蝴蝶結，表面好看但本質沒變
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▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但沒人用
⠀
我們團隊早期也踩過這個坑。有次幫一個設計工作室做了超完整的專案管理系統，資料庫關聯、自動化、儀表板全部到位，結果 3 個月後回訪，發現他們還是用 LINE 群組在溝通（笑死）
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為什麼？其實系統是我們設計的，不是他們長出來的
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他們根本不知道為什麼要這樣分類、為什麼要填那些欄位，對他們來說那只是「又一個要學的新工具」，反而沒辦法真的解決痛點
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所以後來我們改了做法：不管客戶多急，一定先約 1-2 小時的流程盤點會議
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
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我們在盤點會議上，通常會圍繞這三個問題展開：
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1. 你們的核心業務流程是什麼？
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比起問「你們做什麼」，我更會問「從客戶上門到交付完成，中間經過幾個步驟」。很多時候光是這個問題，老闆跟員工的答案就不一樣（這也蠻好笑的）
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2. 哪些環節最常卡住？
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可能是溝通斷層、可能是檔案找不到、可能是重複確認同一件事。找出這些卡點，才知道系統要優先解決什麼問題
⠀
3. 哪些部分一定要數位化？哪些不用？
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其實不是所有事情都要塞進系統。有些流程用 Excel 就夠了，有些甚至保持人工反而更靈活。我們要找的是「數位化後能產生槓桿效應」的環節
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▍我們現在的做法：先聽、再畫、最後才動手
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盤點會議結束後，我們會整理出一份「流程地圖」，用最簡單的方式畫出來給客戶看。這時候常常會有人說「哇原來我們是這樣運作的喔」，甚至發現有些步驟根本不需要（笑）
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確認流程沒問題後，才開始設計 Notion 系統。這時候做出來的東西，才是真的貼合他們需求的工具，反而不會只是一個「很厲害但用不到」的展示品
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※ 工具不會解決問題，釐清問題後選對工具才會
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如果你也是一人公司或小團隊，正在考慮要不要導入 Notion，我會真心推：先花一個下午，把你的工作流程用白紙黑字寫下來。不用漂亮，甚至可以很醜，但至少要「看得見」
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看得見了，才知道怎麼優化
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💭 這幾年幫企業導入 Notion ，我發現一個很大的問題：多數老闆其實連自己公司的流程都沒攤開來看過
⠀
流程全在腦袋裡，或者散落在不同人手上，沒有人真的把整個業務流從頭到尾走過一遍
⠀
結果就是直接買工具、直接做系統，做出來很漂亮，但團隊根本不會用，或者用了發現根本不符合實際工作流程
⠀
▍直接上工具的三個常見下場
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1. 做了一堆漂亮的資料庫，但大家還是用 Excel 或 Google 表單在跑
2. 系統太複雜，新人看不懂，舊人懶得學
3. 花了時間做系統，結果才發現根本沒解決到真正的痛點
⠀
其實 Notion 沒那麼難用，只是因為「工具只是工具」，它不會自動幫你理清楚流程
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
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在我們開始做 Notion 系統之前，我們一定會先問這三個問題：
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1. 你們的核心業務流程是什麼？從接案到交付，中間經過幾個人、幾個步驟？
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2. 現在最常卡住的地方在哪？是溝通不清楚、還是資料找不到、還是重複作業太多？
⠀
3. 哪些部分一定要數位化？哪些其實用紙本或口頭就能解決？
⠀
很多時候老闆會說「我全部都要數位化」，但其實不是每個環節都需要
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過度數位化反而會讓團隊更累，因為他們要花時間維護系統、更新資料，但實際上那個環節根本不是痛點
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▍我們的做法：先盤點，再動手
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我們現在的流程是這樣：先約一場 1-2 小時的流程盤點會議，把老闆腦袋裡的流程、團隊實際在跑的流程，全部攤開來看
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用白板也好、用 Miro 也好，把每個步驟、每個角色、每個卡點都標出來
⠀
這個步驟真的很重要，因為很多時候老闆以為的流程，跟員工實際在做的流程，根本是兩回事（笑）
⠀
盤點完之後，我們才會開始討論：哪些地方可以用 Notion 優化、哪些地方其實不需要動、哪些地方可能需要先改流程再來做系統
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這樣做出來的系統，團隊才會真的用得上，而不是做好看的
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💭 這幾年幫企業導入 Notion ，我發現一個很大的問題：多數老闆其實連自己公司的流程都沒攤開來看過
⠀
流程全在腦袋裡，或者散落在不同人手上，沒有人真的把整個業務流從頭到尾走過一遍
⠀
結果就是直接買工具、直接做系統，做出來很漂亮，但團隊根本不會用，或者用了發現根本不符合實際工作流程
⠀
▍直接上工具的 3 個常見下場
⠀
1. 做了一堆漂亮的資料庫，但大家還是用 Excel 或 Google 表單在跑
2. 系統太複雜，新人看不懂，舊人懶得學
3. 花了時間做系統，結果發現根本沒解決到真正的痛點
⠀
其實我覺得不是 Notion 不好用，是因為「工具只是工具」，它不會自動幫你理清楚流程
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
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在我們開始做 Notion 系統之前，我們一定會先問這 3 個問題：
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1. 你們的核心業務流程是什麼？從接案到交付，中間經過幾個人、幾個步驟？
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2. 現在最常卡住的地方在哪？是溝通不清楚、還是資料找不到、還是重複作業太多？
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3. 哪些部分一定要數位化？哪些其實用紙本或口頭就能解決？
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很多時候老闆會說「我全部都要數位化」，但其實不是每個環節都需要
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過度數位化反而會讓團隊更累，因為他們要花時間維護系統、更新資料，但實際上那個環節根本不是痛點
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▍我們的做法：先盤點，再動手
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我們現在的流程是這樣：先約一場 1-2 小時的流程盤點會議，把老闆腦袋裡的流程、團隊實際在跑的流程，全部攤開來看
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用白板也好、用 Miro 也好，把每個步驟、每個角色、每個卡點都標出來
⠀
這個步驟很重要，因為很多時候老闆以為的流程，跟員工實際在做的流程，根本是兩回事（笑）
⠀
盤點完之後，我們才會開始討論：哪些地方可以用 Notion 優化、哪些地方其實不需要動、哪些地方可能需要先改流程再來做系統
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這樣做出來的系統，團隊才會真的用得上，而不是做好看的
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※ 我覺得工具應該要是用來解決問題的，而不是用來製造問題的，先把流程理清楚，再來談數位化，才不會白做工
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💭 這幾年陪跑下來，默默發現一個最常見的問題：很多老闆覺得公司需要數位化，第一個想到的就是「我們來導入 Notion 吧」或者「找人幫我們做個系統」
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我覺得其實在導入任何工具之前，最重要的還是「流程梳理」
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▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡
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很多中小企業或一人公司擴張時，流程都是「老闆腦袋裡的那一套」。問題是，當你要交給團隊做、或者請外包協助時，才發現根本沒辦法清楚說明「到底怎麼做」
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結果就是：每次都要重新解釋、每個人做法都不一樣、最後老闆還是得自己跳下來救火
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▍直接買工具的下場
⠀
我看過太多案例，直接找人做了一套很漂亮的 Notion 系統，結果團隊根本不會用、或者用了兩週就放棄
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其實重點不一定是系統不好，反而發現是「系統跟實際工作流根本對不上」
⠀
你做出來的是你以為的流程，但實際上團隊在跑的是另一套邏輯。這樣的系統再漂亮都只是擺設
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
⠀
我們現在跟企業合作，一定會先約 1-2 小時的流程盤點會議，問三個核心問題：
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1. 你的核心業務流程是什麼？從接案到交付，中間經過哪些步驟？
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2. 現在最常卡住的點在哪？是溝通、是檔案管理、還是進度追蹤？
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3. 哪些部分一定要數位化？哪些其實用現有方式就夠了？
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把這些問題攤開來看，才發現：原來有些流程根本沒必要複雜化、有些地方是真的需要系統化管理、有些則是需要先重新設計流程再來談工具
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▍我們的做法
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所以我們現在的產學合作，第一步都是「流程梳理」。先把你現在怎麼做事的、團隊怎麼協作的、資訊怎麼流動的，全部攤開來看一遍
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然後才根據你的實際需求，去設計真正適合你們用的 Notion 系統
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這樣做出來的系統，團隊才會真的用得起來、也才能真正解決問題
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如果你也覺得公司需要數位化、想導入 Notion 但不知道從哪開始，歡迎看看我們的免費產學合作方案：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
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我們會先幫你做流程盤點，再決定要不要做系統、怎麼做系統

近期幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時發現，多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
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所以我們現在諮詢都會花很多時間在「釐清需求」這件事上
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▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡、沒攤開來看
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很多老闆來找我們時會說：「我想要一個客戶管理系統」「我要庫存管理」「我要專案追蹤」
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但我們一問下去就會發現，他們其實講不清楚：
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現在客戶資料是怎麼流動的？從哪裡來、誰負責跟進、什麼時候該提醒？
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庫存盤點是誰在做？多久做一次？用什麼方式記？
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專案卡在哪裡？是溝通問題、還是資訊沒對齊、還是根本沒人知道進度？
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流程沒攤開來看之前，做再漂亮的系統都只是「把混亂數位化」而已
⠀
▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但團隊不會用、又回去用 LINE 和 Excel
⠀
我們遇過太多這種案例了
⠀
老闆花錢做了一套 Notion 系統，介面很漂亮、模板很完整，結果團隊根本不會用（或者說不想用）
⠀
為什麼？
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因為這套系統是「老闆腦袋裡的理想流程」，不是「團隊實際在跑的流程」
⠀
最後大家還是回去用 LINE 傳訊息、用 Excel 記東西，那套漂亮系統就放在那邊長灰塵
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工具不是問題，問題是你根本不知道自己要解決什麼問題
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
⠀
我們現在做諮詢時，會先問這三個問題：
⠀
◆ 核心業務有哪些？
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不是「你做哪些事」，而是「哪些事情做了才有收入」
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把所有雜事攤開來看，找出真正的核心業務流程，其他都是次要的
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◆ 卡點在哪？
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哪些地方會拖延？哪些地方會出錯？哪些地方需要一直問人？
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通常卡點就是優化的起點
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◆ 哪些一定要數位化？
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不是所有流程都需要數位化
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有些流程用 LINE 就很順、有些流程用紙本反而更快，不要為了數位化而數位化
⠀
釐清「哪些流程數位化後會明顯變好」，再來決定要做什麼系統
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▍我們的做法：先 1-2 小時流程盤點會議，再決定 Notion 適不適合
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所以現在我們的諮詢流程變成：
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第一步不是教 Notion，而是花 1-2 小時跟老闆一起把流程寫下來
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光是「寫下來」這個動作，就能看見很多優化的地方了
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有時候寫完會發現，根本不需要 Notion，調整一下現有工具就好
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有時候寫完會發現，Notion 只需要做其中一小塊，其他部分用別的工具反而更適合
⠀
釐清需求之後再動手做，才不會做出一個「很漂亮但沒人用」的系統
⠀
※ 與其急著學 Notion，不如先花 30 分鐘把自己工作流程寫下來
⠀
如果你也在思考要不要導入 Notion、或者想優化公司流程，歡迎看看我們的免費 Notion 產學合作：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
⠀
我們會先幫你盤點流程，再決定適不適合做系統

這陣子幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時，我默默發現一個現象：多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
⠀
所以我們現在諮詢都會花很多時間在「釐清需求」這件事上
⠀
▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡
⠀
很多老闆來找我們時，會直接說「我要一個客戶管理系統」「我要一個專案追蹤表」，但當我們問：「你現在怎麼管客戶的？」「專案卡在哪個環節最久？」時，他們往往愣住
⠀
其實他們不是不懂自己的生意，而是這些流程一直都在腦袋裡、在 LINE 群組裡、在零散的 Excel 檔案裡，從來沒有真的「攤開來看過」
⠀
問題就出在這裡。流程沒攤開，你根本不知道哪個環節該優化、哪個環節可以自動化、哪個環節其實根本不需要數位工具
⠀
▍直接買工具的下場
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我見過太多案例是這樣的：老闆花時間學 Notion（或其他工具），做出一個看起來很專業的系統，結果團隊根本不會用，最後又回去用 LINE 和 Excel
⠀
為什麼？我覺得工具應該要是為了「解決問題」而存在的，而不是為了「看起來很厲害」
⠀
如果你連自己的問題都還沒釐清，直接套模板、學工具，只是在做表面功夫。做出來的東西再漂亮，團隊不用就是不用
⠀
▍與其急著學 Notion，不如先花 30 分鐘把流程寫下來
⠀
我現在都會建議客戶，在導入任何工具之前，先花 30 分鐘到 1 小時，把自己的工作流程「寫下來」
⠀
不用複雜，就是用紙筆或簡單的文字檔，列出：
⠀
1. 你的核心業務有哪些？（接案、出貨、客服⋯）
2. 每個業務流程的步驟是什麼？（從客戶詢問到結案收款）
3. 哪個環節最常卡住？哪個環節最耗時間？
4. 哪些流程一定要數位化？哪些其實不用？
⠀
光是「寫下來」這個動作，就能看見很多優化的地方
⠀
你會發現有些步驟根本多餘、有些資訊其實可以整合、有些卡點是因為沒有標準流程而不是缺工具
⠀
▍我們的做法：先盤點流程，再決定工具適不適合
⠀
所以現在我們接案，都會先安排 1-2 小時的流程盤點會議
⠀
比起直接進 Notion 開始做系統，我更建議先跟老闆聊他的業務流程、痛點在哪、團隊習慣用什麼工具、哪些地方真的需要優化
⠀
聊完之後，我們才會判斷 Notion 適不適合（有時候我們會建議客戶用更簡單的 Google 表單 + 試算表就好，真的）
⠀
我覺得工具應該要是服務你的流程，而不是你的流程要配合工具
⠀
如果你也在考慮導入 Notion 或任何數位系統，我會建議你先花時間把流程攤開來看。不用急著學工具，先搞清楚自己要什麼，才不會做白工
⠀
我們目前還有提供免費的 Notion 產學合作，如果你是一人公司或中小企業，想要有人協助盤點流程、評估 Notion 適不適合你，歡迎參考這邊：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
⠀
底下留言 +1，我會私訊你申請表單～

其實幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時發現，多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
⠀
所以我現在諮詢都會花很多時間在「釐清需求」這件事上
⠀
▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡、沒攤開來看
⠀
很多老闆來找我們時，第一句話就是「我想要一個 Notion 系統來管理訂單」或「我需要一個專案管理系統」
⠀
但當我問「你現在怎麼管理訂單」時，他們才發現自己講不清楚
⠀
原因是流程都在腦袋裡、或者散落在 LINE 群組、 Excel 、手寫筆記本裡，從來沒有完整攤開來看過
⠀
這就像你想裝潢房子，但連房間有幾坪、牆在哪裡都不知道，設計師再強也沒辦法幫你設計
⠀
▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但團隊不會用
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我看過太多案例是老闆花了幾萬塊請人做系統，結果做出來超漂亮、功能齊全，但團隊根本不會用
⠀
為什麼？
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因為系統跟實際工作流程對不上
⠀
老闆想要的功能跟團隊真正需要的功能是兩回事，最後大家又默默回去用 LINE 和 Excel （然後那套系統就變成蚊子系統了）
⠀
▍流程梳理的 3 個關鍵問題
⠀
我們現在會先花 1-2 小時跟老闆做流程盤點會議，問三個核心問題：
⠀
1. 你的核心業務有哪些？（接案、出貨、客服、行銷⋯）
⠀
2. 卡點在哪？（哪些環節最常出錯、最耗時、最依賴人工？）
⠀
3. 哪些一定要數位化？（不是所有事情都要用系統管，有些事情手寫反而更快）
⠀
光是把這三個問題攤開來討論，老闆就會開始發現「喔原來我們一直在做重複的事」「原來這個環節可以省掉」
⠀
這個過程本身就是優化，甚至還沒開始做系統就已經省下很多時間了
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▍比起急著學 Notion ，我更建議先花 30 分鐘把流程寫下來
⠀
坦白說，如果你現在還在猶豫要不要導入 Notion 、要不要請人做系統，我會建議你先做一件事：
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拿一張白紙或打開一個空白文件，把你一天的工作流程從頭到尾寫下來
⠀
不用很精緻、不用很完美，就是「早上起床後做什麼→接到訂單後做什麼→出貨前做什麼」這樣流水帳式的記錄
⠀
光是「寫下來」這個動作，你就會看見很多可以優化的地方
⠀
然後再來決定 Notion 適不適合你、或者你需要的其實只是一個簡單的 Excel 而已
⠀
※ 找到需求、提供解決方案，才是這塊的本質
⠀
過年開工後，我們準備要開始聯絡手上的公司、中小企業，運用產學合作「免費」幫企業分析數位工作流、製作 Notion 內部協作系統
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無論你是一人公司、中小企業，若你覺得需要這樣的協助、想瞭解看看，歡迎到這裡留言打個 +1 ：
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https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058

近期幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時發現，多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
⠀
所以我們現在諮詢都會花很多時間在「釐理需求」這件事上
⠀
▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡、沒攤開來看
⠀
很多老闆來找我們時會說：「我想要一個客戶管理系統」「我要庫存管理」「我要專案追蹤」
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但我們一問下去就會發現，他們其實講不清楚：
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現在客戶資料是怎麼流動的？從哪裡來、誰負責跟進、什麼時候該提醒？
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庫存盤點是誰在做？多久做一次？用什麼方式記？
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專案卡在哪裡？是溝通問題、還是資訊沒對齊、還是根本沒人知道進度？
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流程沒攤開來看之前，做再漂亮的系統都只是「把混亂數位化」而已
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▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但團隊不會用、又回去用 LINE 和 Excel
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我們遇過太多這種案例了
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老闆花錢做了一套 Notion 系統，介面很漂亮、模板很完整，結果團隊根本不會用（或者說不想用）
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為什麼？
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因為這套系統是「老闆腦袋裡的理想流程」，不是「團隊實際在跑的流程」
⠀
最後大家還是回去用 LINE 傳訊息、用 Excel 記東西，那套漂亮系統就放在那邊長灰塵
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其實工具不是問題，問題是你根本不知道自己要解決什麼問題
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
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我們現在做諮詢時，會先問這三個問題：
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◆ 核心業務有哪些？
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不是「你做哪些事」，而是「哪些事情做了才有收入」
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把所有雜事攤開來看，找出真正的核心業務流程，其他都是次要的
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◆ 卡點在哪？
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哪些地方會拖延？哪些地方會出錯？哪些地方需要一直問人？
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通常卡點就是優化的起點
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◆ 哪些一定要數位化？
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我覺得其實不用為了數位化而數位化
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有些流程用 LINE 就很順、有些流程用紙本反而更快，釐清「哪些流程數位化後會明顯變好」，再來決定要做什麼系統
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▍我們的做法：先 1-2 小時流程盤點會議，再決定 Notion 適不適合
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所以現在我們的諮詢流程變成：
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第一步不是教 Notion，而是花 1-2 小時跟老闆一起把流程寫下來
⠀
光是「寫下來」這個動作，就能看見很多優化的地方了
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有時候寫完會發現，根本不需要 Notion，調整一下現有工具就好
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有時候寫完會發現，Notion 只需要做其中一小塊，其他部分用別的工具反而更適合
⠀
釐清需求之後再動手做，才不會做出一個「很漂亮但沒人用」的系統
⠀
※ 比起急著學 Notion，我更建議先花 30 分鐘把自己工作流程寫下來
⠀
如果你也在思考要不要導入 Notion、或者想優化公司流程，歡迎看看我們的免費 Notion 產學合作：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
⠀
我們會先幫你盤點流程，再決定適不適合做系統

這陣子幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時，我默默發現一個現象：多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
⠀
所以我們現在諮詢都會花很多時間在「釐清需求」這件事上
⠀
▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡
⠀
很多老闆來找我們時，會直接說「我要一個客戶管理系統」「我要一個專案追蹤表」，但當我們問：「你現在怎麼管客戶的？」「專案卡在哪個環節最久？」時，他們往往愣住
⠀
不是他們不懂自己的生意，而是這些流程一直都在腦袋裡、在 LINE 群組裡、在零散的 Excel 檔案裡，從來沒有真的「攤開來看過」
⠀
問題就出在這裡。流程沒攤開，你根本不知道哪個環節該優化、哪個環節可以自動化、哪個環節其實根本不需要數位工具
⠀
▍直接買工具的下場
⠀
我見過太多案例是這樣的：老闆花時間學 Notion（或其他工具），做出一個看起來很專業的系統，結果團隊根本不會用，最後又回去用 LINE 和 Excel
⠀
為什麼？因為工具是為了「解決問題」而存在的，不是為了「看起來很厲害」
⠀
如果你連自己的問題都還沒釐清，直接套模板、學工具，只是在做表面功夫。做出來的東西再漂亮，團隊不用就是不用
⠀
▍比起急著學 Notion，我更建議先花 30 分鐘把流程寫下來
⠀
我現在都會推薦客戶，在導入任何工具之前，先花 30 分鐘到 1 小時，把自己的工作流程「寫下來」
⠀
不用複雜，就是用紙筆或簡單的文字檔，列出：
⠀
1. 你的核心業務有哪些？（接案、出貨、客服⋯）
2. 每個業務流程的步驟是什麼？（從客戶詢問到結案收款）
3. 哪個環節最常卡住？哪個環節最耗時間？
4. 哪些流程一定要數位化？哪些其實不用？
⠀
光是「寫下來」這個動作，就能看見很多優化的地方
⠀
你會發現有些步驟根本多餘、有些資訊其實可以整合、有些卡點是因為沒有標準流程而不是缺工具
⠀
▍我們的做法：先盤點流程，再決定工具適不適合
⠀
所以現在我們接案，都會先安排 1-2 小時의 流程盤點會議
⠀
不是直接進 Notion 開始做系統，而是先跟老闆聊他的業務流程、痛點在哪、團隊習慣用什麼工具、哪些地方真的需要優化
⠀
聊完之後，我們才會判斷 Notion 適不適合（有時候我們會建議客戶用更簡單的 Google 表單 + 試算表就好，真的）
⠀
工具是為了服務你的流程，不是你的流程要配合工具
⠀
如果你也在考慮導入 Notion 或任何數位系統，真心推先花時間把流程攤開來看。不用急著學工具，先搞清楚自己要什麼，才不會做白工
⠀
我們目前還有提供免費的 Notion 產學合作，如果你是一人公司或中小企業，想要有人協助盤點流程、評估 Notion 適不適合你，歡迎參考這邊：https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
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test 內容

近期幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時發現，多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
⠀
所以我們現在諮詢都會花很多時間在「釐清需求」這件事上
⠀
▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡、沒攤開來看
⠀
很多老闆來找我們時，第一句話就是「我想要一個 Notion 系統來管理訂單」或「我需要一個專案管理系統」
⠀
但當我問「你現在怎麼管理訂單」時，他們才發現自己講不清楚
⠀
原因是流程都在腦袋裡、或者散落在 LINE 群組、Excel、手寫筆記本裡，從來沒有完整攤開來看過
⠀
這就像你想裝潢房子，但連房間有幾坪、牆在哪裡都不知道，設計師再強也沒辦法幫你設計
⠀
▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但團隊不會用
⠀
我看過太多案例是老闆花了幾萬塊請人做系統，結果做出來超漂亮、功能齊全，但團隊根本不會用
⠀
為什麼？
⠀
因為系統跟實際工作流程對不上
⠀
老闆想要的功能跟團隊真正需要的功能是兩回事，最後大家又默默回去用 LINE 和 Excel（然後那套系統就變成蚊子系統了）
⠀
▍流程梳理的 3 個關鍵問題
⠀
我們現在會先花 1-2 小時跟老闆做流程盤點會議，問三個核心問題：
⠀
1. 你的核心業務有哪些？（接案、出貨、客服、行銷⋯）
⠀
2. 卡點在哪？（哪些環節最常出錯、最耗時、最依賴人工？）
⠀
3. 哪些一定要數位化？（其實不是所有事情都要用系統管，有些事情手寫反而更快）
⠀
光是把這三個問題攤開來討論，老闆就會開始發現「喔原來我們一直在做重複的事」「原來這個環節可以省掉」
⠀
這個過程本身就是優化，甚至還沒開始做系統就已經省下很多時間了
⠀
▍比起急著學 Notion，我更建議先花 30 分鐘把流程寫下來
⠀
坦白說，如果你現在還在猶豫要不要導入 Notion、要不要請人做系統，我會建議你先做一件事：
⠀
拿一張白紙或打開一個空白文件，把你一天的工作流程從頭到尾寫下來
⠀
不用很精緻、不用很完美，就是「早上起床後做什麼→接到訂單後做什麼→出貨前做什麼」這樣流水帳式的記錄
⠀
光是「寫下來」這個動作，你就會看見很多可以優化的地方
⠀
然後再來決定 Notion 適不適合你、或者你需要的其實只是一個簡單的 Excel 而已
⠀
※ 找到需求、提供解決方案，才是這塊的本質
⠀
過年開工後，我們準備要開始聯絡手上的公司、中小企業，運用產學合作「免費」幫企業分析數位工作流、製作 Notion 內部協作系統
⠀
無論你是一人公司、中小企業，若你覺得需要這樣的協助、想瞭解看看，歡迎到這裡留言打個 +1
⠀
https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058

近期幫工程行、電商、一人公司客戶做 Notion 系統時發現，多數老闆其實不缺工具，缺的是「知道自己到底要什麼」
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所以我們現在諮詢都會花很多時間在「釐清需求」這件事上
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▍多數老闆遇到的痛點：流程在腦袋裡、沒攤開來看
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很多老闆對自己的生意流程其實沒有清楚的輪廓，都是憑感覺在做事
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問他「你們接案的流程是什麼？」他可能會說「就客戶來、我們報價、然後做啊」，但其實中間有超多細節：報價單誰負責？合約誰簽？進度誰追？款項誰收？檔案放哪？
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這些流程沒有攤開來看，就會一直卡在「好像很忙但不知道忙什麼」的狀態
⠀
團隊成員也只能靠問老闆、靠經驗、靠猜，效率當然上不來
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▍直接買工具的下場：做出漂亮系統但團隊不會用
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更常見的狀況是，老闆看到別人用 Notion 很酷，就直接買了、找顧問做了一套超完整的系統
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結果呢？系統做得很漂亮，但團隊根本不會用
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為什麼？因為系統跟實際工作流程對不上
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可能系統設計的是「理想流程」，但團隊習慣的是「現實流程」，中間有落差，大家就會覺得麻煩、不想用
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最後又回去用 LINE 和 Excel，因為「至少知道怎麼用」
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老闆花了錢做系統，結果根本沒人用，這才是最浪費的（怕爆🤣）
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▍流程梳理的 3 個關鍵問題
⠀
我覺得與其急著學 Notion，不如先花 30 分鐘把自己工作流程寫下來
⠀
光是「寫下來」這個動作，就能看見很多優化的地方
⠀
我們現在諮詢都會問客戶三個問題：
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1. 核心業務有哪些？
⠀
把所有業務項目列出來，分清楚哪些是核心、哪些是支援。我覺得核心業務才需要優先數位化
⠀
2. 卡點在哪？
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哪些環節最常出錯？哪些流程最耗時間？哪些資訊最常找不到？這些才是系統要解決的重點
⠀
3. 哪些一定要數位化？
⠀
我覺得其實不是所有流程都適合數位化，有些流程用紙本、用對話反而更快。要先釐清「哪些數位化後真的會更好」，不用為了數位化而數位化
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▍我們的做法：先盤點流程，再決定 Notion 適不適合
⠀
所以我們現在的做法是，先花 1-2 小時跟客戶開「流程盤點會議」
⠀
把他們的業務流程、痛點、需求全部攤開來看，釐清他們真正需要什麼
⠀
有時候聊完會發現，他們根本不需要 Notion，可能只需要一個共用雲端、或者調整一下分工方式就好了
⠀
但如果真的適合 Notion，我們才會開始設計系統，而且這時候設計出來的系統，才會是真的貼合他們需求、團隊真的會用的
⠀
坦白說，工具只是工具，重點是你知不知道自己要什麼
⠀
※ 其實知道自己要什麼，比學會任何工具都重要
⠀
如果你也是一人公司、中小企業，想釐清自己的工作流程、或者想知道 Notion 適不適合你，歡迎參考我們的免費產學合作方案：
⠀
https://www.threads.com/@digilev_official/post/DVhzdTCD058
⠀
我們會完全免費幫你做系統評估跟規劃，底下留言 +1 我會傳申請表單給你~